社長個人が立て替えた経費、どう処理する？未払金・仮払金の違いを徹底解説

中小企業では、社長が自分のクレジットカードや現金で会社の経費を立て替えることがよくあります。
一見、問題なさそうですが、処理を曖昧にすると会計上の混乱や税務調査での指摘につながることも。 今回は、社長が立て替えた経費をどのように処理すべきか、
そしてよく混同される「未払金」と「仮払金」の違いを分かりやすく解説します。

立て替えた経費は経費になるの？ならないの？

経費として認められるかどうかの判断基準は、会社の業務に必要な支出かどうかです。
たとえ社長が個人で立て替えたとしても、会社の業務のためであれば経費にできます。

ただし、領収書の宛名が個人名だったり、プライベートな支出が含まれている場合は注意が必要です。
税務署は「その支出が本当に会社のためのものか」を厳しく確認します。

社長が立替払いしたときの基本仕訳（未払金の処理）

たとえば社長が自分のカードで備品を購入した場合、次のように仕訳します。

（借方）消耗品費　10,000円 

（貸方）未払金　10,000円

後日、会社が社長に精算した場合は、

（借方）未払金　10,000円 

（貸方）現金　10,000円 とします。
「未払金」は支払い義務が確定している場合に使う勘定科目です

未払金とは？使うべきケース

未払金は、すでに商品やサービスを受け取っているが、まだ支払いをしていない状態を表します。
具体的には、

• 備品や物品の購入代金を立て替えた
• 出張費や交通費を個人で支払った

といったケースで使用します。
金額や支払先が明確であるため、経費処理が確定しているのが特徴です。

仮払金とは？まだ用途が確定していない場合に使用

仮払金は、支出時点で使途が確定していない一時的な支出を処理する勘定科目です。
たとえば、

• 出張旅費を概算で前払いした
• 領収書がまだ揃っていない支出を一時的に処理する

といった場合です。
後日、実際の内容が判明した時点で、旅費交通費などの適切な科目へ振り替えます。

未払金と仮払金の違いを比較して理解しよう

未払金と仮払金は似て見えて、使うタイミングと性質がまったく異なるため注意が必要です。

よくある間違いと税務上の注意点

経理で多いミスが、「仮払金」と「未払金」を逆に使うことです。
この場合、決算時に残高が合わず、貸借不一致や役員借入金との混同を引き起こします。

さらに、仮払金・未払金が長期間残ったままだと、税務署から「使途不明金」扱いになる可能性も。
税務調査では特にチェックされるポイントです。

役員借入金・役員貸付金との関係

社長個人と会社の資金のやりとりが発生した場合、以下のように区別します。

• 社長が会社の経費を立て替えた → 役員借入金
• 会社が社長に貸し付けた → 役員貸付金

未払金や仮払金と混在しやすいため、取引内容を明確に記録しておくことが大切です。

正しい経費処理で社長と会社の資金を分ける

社長の立替は日常的な業務ですが、処理を誤ると会社と個人の資金が混在してしまいます。
以下の3点を意識しておきましょう。

• 「未払金」「仮払金」「役員借入金」を正しく区別する
• 領収書は会社名で発行してもらう
• 精算は毎月または決算前に必ず完了させる